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Reuniões de trabalho são momentos estratégicos para o desenvolvimento de um projeto ou a resolução de um problema. No entanto, se muitas pessoas veem as reuniões como perda de tempo (especialmente quando elas são mal planejadas), outras veem como uma oportunidade de se destacar. É também um momento para mostrar-se como um profissional comprometido e preparado para lidar com o trabalho proposto. Mas como em todo encontro social, as reuniões de trabalho também possuem as suas regras de convivência. Neste post, selecionamos 7 coisas para não fazer ou evitar em uma reunião de trabalho. Confira: 1. Chegar em cima da hora O primeiro erro que se pode cometer em uma reunião de trabalho é chegar atrasado nela. Entrar no meio da fala de uma pessoa, quando a sala já está cheia é constrangedor para todo mundo. Você pode ser visto pelos seus colegas de trabalho e chefe como desorganizado e pouco profissional. Ou pior: pode parecer que aquela reunião não parece tão importante para você. As reuniões profissionais são marcadas com certa antecedência. Assim, ao receber o convite para uma reunião, marque-a no seu calendário e evite marcar outros compromissos em horários muito próximos. Chegar alguns minutos antes mostra que você está comprometido com o calendário da empresa. E ainda te dá a chance de escolher um lugar estratégico para sentar! 2. Estar despreparado Toda reunião tem um propósito. Pode ser para uma discussão de um assunto ou de vários. Por isso, ela demanda certa preparação dos seus participantes. Ao ser notificado de uma reunião, você será informado sobre o propósito dela e muitas vezes, receberá uma pauta escrita por e-mail. É importante organizar o seu tempo e separar um momento para ler a pauta. Pense em estratégias sobre o assunto que possam ser discutidas e levante dados para serem apresentados, se necessário. Esta atitude reforça a ideia de que você é um profissional comprometido. Que participa de maneira ativa do desenvolvimento de projetos e resolução de problemas da empresa. 3. Não prestar atenção em todos os tópicos Alguns pessoas só prestam atenção na reunião quando o tema está relacionado à sua área de atuação. Isso acontece especialmente em reuniões com equipes multidisciplinares. Elas prestam atenção e fazem contribuições quando o assunto diz respeito à elas, mas não fazem questão de parecerem interessados quando o tema muda. A falta de engajamento em uma reunião mostra para os outros um comportamento egoísta. Por mais que as equipes de uma empresa não tenham atribuições diferentes, todo trabalho realizado está interligado. Não se interessar pelo que os outros têm a dizer é sinal de que você não valoriza o trabalho deles. 4. Transformar um diálogo num monólogo A falta de engajamento é um problema, mas a monopolização da reunião também é. Exceto em casos onde você está apresentando um projeto ou irá tirar dúvidas de colegas de trabalho, evite tornar-se o centro das atenções. Isso significa respeitar o tempo de fala dos outros participantes. Expor os seus argumentos de forma objetiva, sem se estender e tomar o tempo da reunião. Além de, claro, manter uma postura profissional. É importante lembrar também que existe um protocolo hierárquico onde os funcionários seniores falam primeiro e, em seguida, passam a palavra para os outros participantes contribuírem. 5. Sair da pauta de discussão Como já falamos acima, toda reunião tem um propósito e uma pauta pré-definida que irá guiar as discussões. Sair da pauta e abordar outros assuntos no meio da reunião elimina o foco no assunto e atrapalha o andamento do projeto que deveria ser discutido. Isso envolve também criar conversas paralelas à reunião com colegas de trabalho sobre outros assuntos. Mesmo que sejam relacionados ao trabalho, o momento de uma reunião não deve ser destinado à resolução de problemas da pauta. Se houver urgência de discutir tópicos que estão fora da pauta com todos os colegas, converse com quem está conduzindo a reunião. Ele pode ceder alguns minutos no início ou final da reunião para você fazer uma exposição rápida do assunto. Assim, os participantes poderão pensar em conjunto se o tópico deve ser discutido ali ou deve ser a pauta de uma nova reunião. 6. Utilizar o celular Os celulares smartphones estão cheios de aplicativos que tornam a vida mais fácil e produtiva no trabalho. No entanto, eles são grandes distrativos e, utilizados no momento errado, podem trazer problemas para a sua imagem profissional. Pegar o celular no meio da reunião é uma atitude extremamente antiprofissional e desrespeitosa com os colegas de trabalho. Especialmente se você for pego checando suas redes sociais ou respondendo mensagens pessoais. O toque do celular pode interromper uma fala e a linha de pensamento de um colega de trabalho. E a vibração constante notificando mensagens recebidas causam mal estar e tiram o foco de todos os participantes. Prefira deixá-lo no seu escritório. 7. Faltar à reunião Como você pode ter visto acima, existem algumas atitudes que podem arruinar uma reunião. Mas não fazer parte dela também pode ter sérios efeitos sob o seu trabalho. É na reunião que você tem a oportunidade de expor as suas ideias sobre determinado assunto. Dessa forma, você mostra que está por dentro dos assuntos e tem contribuições para fazer, projetando uma imagem positiva e profissional. É um momento onde você mostra como trabalha em equipe, mas também se destacar para os gerentes. É claro que existem exceções que justifiquem a sua falta. Nestes casos, é importante não só avisar com antecedência e justificar a sua ausência. Assim, pense em outras formas de participar da discussão. Escreva as suas contribuições à pauta e enviar para o seu chefe antes da reunião.

O que não fazer ou evitar fazer em reuniões de trabalho

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